เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในยุค Paperless Office

ในยุคที่องค์กรทุกขนาดต้องรับมือกับข้อมูลจำนวนมหาศาล “เอกสารดิจิทัล” ได้กลายเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานยุคใหม่ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายในองค์กร สัญญา ใบเสนอราคา หรือเอกสารราชการ — ทุกอย่างล้วนถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม การมีเอกสารดิจิทัลจำนวนมากโดยไม่มีระบบบริหารจัดการที่ดี อาจสร้าง “ความวุ่นวาย” แทน “ความสะดวก” ได้ บทความนี้จะพาคุณไปเรียนรู้ วิธีบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลให้เป็นระบบ อย่างมืออาชีพ เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้รวดเร็ว ปลอดภัย และลดการใช้ทรัพยากรลงอย่างยั่งยืน

ทำไมการจัดการเอกสารดิจิทัลถึงสำคัญ?

ลดการสูญหายของข้อมูล : เอกสารกระดาษมีโอกาสชำรุดหรือสูญหายได้ง่าย แต่เมื่อแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลและจัดเก็บอย่างมีระบบ ก็สามารถเรียกใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

เพิ่มความเร็วในการค้นหา : การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลช่วยให้ค้นหาข้อมูลได้ภายในไม่กี่วินาทีผ่านระบบค้นหา (Search Function) ต่างจากการค้นเอกสารกระดาษที่อาจใช้เวลาหลายนาทีหรือหลายชั่วโมง

ลดค่าใช้จ่ายและพื้นที่จัดเก็บ : การเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยประหยัดพื้นที่ในสำนักงาน ลดค่าใช้จ่ายด้านตู้เก็บเอกสาร กระดาษ และอุปกรณ์อื่น ๆ

เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล : เอกสารดิจิทัลสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึง กำหนดผู้ดูแล และสำรองข้อมูลได้ ลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ขั้นตอนพื้นฐานในการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัล

1) สแกนและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล : เริ่มจากการรวบรวมเอกสารกระดาษทั้งหมด แล้วสแกนให้เป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น PDF หรือ TIFF จากนั้นใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เพื่อแปลงตัวอักษรในภาพให้กลายเป็นข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ เช่น ชื่อเอกสาร วันที่ หรือรหัสเอกสาร

ควรสแกนด้วยความละเอียดอย่างน้อย 300 DPI เพื่อให้ไฟล์คมชัดและ OCR ทำงานได้แม่นยำ

2) ตั้งโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์ให้ชัดเจน : ระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีควรมี โครงสร้างโฟลเดอร์ที่เข้าใจง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วองค์กร เช่น

• ฝ่ายบัญชี
• ใบเสร็จรับเงิน 
• ใบกำกับภาษี 
• ฝ่ายบุคคล 
• เอกสารพนักงาน 
• ใบลาพักร้อน 
• ฝ่ายจัดซื้อ 
• ใบสั่งซื้อ
• ใบเสนอราคา

อ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดเก็บเอกสาร ออนไลน์

นอกจากนี้ควรกำหนดรูปแบบการตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกัน เช่น 2025-01-15_ใบเสนอราคา_บริษัทABC.pdfเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายทั้งจากชื่อไฟล์และระบบค้นหาอัตโนมัติ

3) ใช้ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System – DMS) : องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมากควรใช้ ระบบจัดการเอกสาร (DMS) เพื่อควบคุมและจัดการไฟล์ทั้งหมดในที่เดียว ระบบนี้สามารถทำได้หลายอย่าง เช่น

• จัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติ
• ตรวจสอบประวัติการแก้ไข (Version Control)
• ตั้งสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งงาน
• เชื่อมต่อกับ Workflow หรือระบบอนุมัติเอกสาร
• ระบบ DMS ยังช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที และลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

4) กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและความปลอดภัย : เอกสารบางประเภท เช่น สัญญาทางธุรกิจ หรือข้อมูลพนักงาน ต้องมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างรัดกุมสามารถตั้งได้หลายระดับ เช่น

• ผู้ดูแลระบบ (Administrator)
• ผู้อนุมัติ (Approver)
• ผู้ใช้งานทั่วไป (Viewer)

นอกจากนี้ควรตั้งระบบสำรองข้อมูล (Backup) ทั้งแบบ On-premise และ Cloud เพื่อป้องกันการสูญหายจากอุบัติเหตุหรือการโจมตีทางไซเบอร์

5) สร้าง Workflow การอนุมัติเอกสาร : เมื่อทุกเอกสารถูกจัดเก็บในระบบดิจิทัลแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการสร้าง Workflow การอนุมัติอัตโนมัติ เช่น

ใบเสนอราคา → หัวหน้าอนุมัติ → ฝ่ายบัญชีดำเนินการ
สัญญา → ฝ่ายกฎหมายตรวจสอบ → ผู้บริหารลงนามอิเล็กทรอนิกส์

Workflow ที่ดีจะช่วยลดเวลาการส่งเอกสารไปมา และช่วยติดตามสถานะเอกสารได้แบบเรียลไทม์

6) ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) : ปัจจุบันเอกสารจำนวนมากสามารถลงนามได้ผ่านระบบ E-Signature ซึ่งถูกต้องตามกฎหมายและได้รับการยอมรับในระดับสากล เช่น ISO/IEC 27001
การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดขั้นตอนการพิมพ์ สแกน และส่งเอกสารซ้ำซ้อน อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนามได้

7) เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่นขององค์กร : เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ควรเชื่อมระบบเอกสารเข้ากับระบบอื่น ๆ เช่น

• ระบบบัญชี (Accounting Software)
• ระบบ ERP / CRM
• ระบบจัดซื้อ (Procurement System)

การเชื่อมต่อเหล่านี้จะช่วยให้ข้อมูลทั้งหมดทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดและงานซ้ำซ้อน

8) สร้างวัฒนธรรม Paperless ภายในองค์กร : แม้จะมีระบบดิจิทัลที่ดีเพียงใด หากพนักงานยังคงยึดติดกับเอกสารกระดาษ การเปลี่ยนผ่านก็จะไม่สำเร็จองค์กรควรให้ความรู้และอบรมพนักงานให้เข้าใจถึงประโยชน์ของการทำงานแบบ Paperless Office เช่น

• การเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่
• ลดภาระงานเอกสารซ้ำซ้อน
• ลดต้นทุนและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

อ่านเพิ่มเติม : โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

หลายองค์กรที่เริ่มใช้เอกสารดิจิทัลมักเจอปัญหาหลัก ๆ เช่น ค้นหาเอกสารไม่เจอ เพราะไม่มีโครงสร้างการจัดเก็บที่ชัดเจน วิธีแก้คือกำหนดรูปแบบโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร อีกปัญหาคือ ไฟล์ซ้ำหลายเวอร์ชัน ควรใช้ระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีฟังก์ชันบันทึกประวัติการแก้ไขเพื่อควบคุมเวอร์ชัน

ด้านความปลอดภัยของข้อมูลก็มักถูกมองข้าม หากไม่มีการจำกัดสิทธิ์เข้าถึง อาจทำให้ข้อมูลรั่วไหลได้ ควรกำหนดระดับสิทธิ์และเข้ารหัสไฟล์สำคัญ พร้อมตั้งระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติทั้งในเครื่องและบน Cloud เพื่อป้องกันการสูญหาย

นอกจากนี้ การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลยังต้องอาศัยความร่วมมือจากพนักงาน จึงควรมีการอบรมและสร้างความเข้าใจในประโยชน์ของระบบ Paperless เพื่อให้ทุกคนปรับตัวและใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

แนวโน้มอนาคตของการจัดการเอกสารดิจิทัล

ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า เทคโนโลยีจะเข้ามาช่วยให้ระบบจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น

• AI Document Recognition วิเคราะห์ประเภทเอกสารอัตโนมัติ
• Machine Learning ช่วยจัดหมวดหมู่เอกสาร
• Smart Search ค้นหาข้อมูลตามบริบท เช่น ค้น “ใบเสนอราคาเดือนกันยายน” แล้วระบบค้นไฟล์ให้ทันที
• Blockchain Document Tracking เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร

องค์กรที่ปรับตัวได้ก่อนจะได้เปรียบในการบริหารข้อมูลและลดต้นทุนในระยะยาว

สรุป

การบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลให้เป็นระบบไม่ใช่เพียงเรื่องเทคนิค แต่คือ การเปลี่ยนวิธีคิดของทั้งองค์กร ตั้งแต่การสแกนเอกสาร จัดเก็บ แบ่งสิทธิ์ ไปจนถึงการอนุมัติเอกสารผ่านระบบ Workflow และ E-Signature หากองค์กรของคุณเริ่มวางระบบอย่างเป็นขั้นตอน พร้อมสร้างวัฒนธรรม Paperless ให้กับทีมงาน คุณจะเห็นผลลัพธ์ชัดเจนในด้าน ประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และความยั่งยืนของธุรกิจในระยะยาว

The post วิธีบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลให้เป็นระบบ appeared first on Sbuyscan.

Paperless Office คืออะไร?

Paperless Office หมายถึง การดำเนินงานภายในองค์กรที่ลดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด โดยแทนที่ด้วยระบบดิจิทัล เช่น การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเซ็นเอกสารแบบออนไลน์ และระบบการจัดการข้อมูลผ่านคลาวด์ ทั้งนี้แนวคิดนี้มุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดภาระงานเอกสารที่ซับซ้อน และช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น

ข้อดีของ Paperless Office

การเปลี่ยนแปลงไปสู่สำนักงานไร้กระดาษมีข้อดีมากมายที่ช่วยยกระดับองค์กรให้ทันสมัยและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

1) ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ

• ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ หมึกพิมพ์ และเครื่องพิมพ์
• ลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสาร และพื้นที่สำนักงาน
• เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดเวลาการค้นหาเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม :  สร้างออฟฟิศกระดาษให้มีประสิทธิภาพ ลดเวลา ประหยัดเงิน

2) ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

• ลดการใช้กระดาษซึ่งช่วยลดการตัดต้นไม้
• ลดพลังงานที่ใช้ในการผลิตกระดาษและหมึกพิมพ์
• ลดของเสียจากเอกสารที่ต้องทำลายหรือทิ้งไป

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463

3) เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

• ป้องกันการสูญหายของเอกสารจากอุบัติเหตุ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม
• ป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตผ่านระบบรักษาความปลอดภัย
• มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) ที่ช่วยให้กู้คืนเอกสารได้เมื่อต้องการ

4) รองรับการทำงานระยะไกล (Remote Work)

• พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ผ่านระบบคลาวด์
• ลดข้อจำกัดในการทำงานร่วมกันผ่านเอกสารดิจิทัล
• รองรับการทำงานแบบ Hybrid Workplace ที่เป็นเทรนด์ในปัจจุบัน

5) รองรับมาตรฐาน ISO และข้อกำหนดด้านกฎหมาย

หลายองค์กรจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล เช่น ISO 9001 (มาตรฐานการจัดการคุณภาพ) หรือ PDPA (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น

• สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามมาตรฐาน ISO
• จัดเก็บเอกสารตามระเบียบข้อบังคับขององค์กรได้อย่างเป็นระบบ
• รองรับการตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

อ่านเพิ่มเติม :  Workflow ISO คืออะไร? ทำไมทุกองค์กรต้องมีระบบนี้

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463

สรุป

การเปลี่ยนจากการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษไปเป็นเอกสารดิจิทัลผ่าน บริการสแกนเอกสาร ไม่เพียงช่วยลดต้นทุนเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ปรับปรุงความปลอดภัย และรองรับมาตรฐานทางธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น องค์กรที่ต้องการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันและเตรียมความพร้อมสู่ยุคดิจิทัลควรพิจารณานำระบบนี้มาใช้โดยเร็วที่สุด

The post Paperless Office 5 เหตุผลที่องค์กรควรใช้ แทนการจัดเก็บแบบเดิม appeared first on Sbuyscan.

เบื่อไหม? กับการที่เราเสียเวลามานั่งหาเอกสารในคลังเอกสารที่มีแต่กระดาษกองโต ๆ ปัญหาเล็กน้อยที่ไม่ควรมองข้ามในองค์กรที่มีการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเยอะ จนกลายเป็นเรื่องยากต่อการจัดการ ทำให้มักพบเจอแต่ปัญหาที่ต้องคอยมานั่งแก้ให้น่าปวดหัวได้

หลายครั้งเรื่องเอกสารเป็นปัญที่ดูเหมือนจะเล็กน้อย แต่การจัดการระบบเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อง่ายต่อการหาเอกสาร หรือไฟล์ต่าง ๆ ที่สำคัญ ไม่ควรถูกละเลยมองข้ามไป การเสียเวลาหาเอกสารไม่พบหรือส่งเอกสารผิดฉบับ ไม่ควรเกิดขึ้นในทุกองค์กร เนื่องจากปัญหาเหล่านี้เป็นสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณลดลง เพราะฉะนั้นในแต่ละธุรกิจจำเป็นต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้

ไม่ว่าคุณจะประกอบธุรกิจประเภทไหน ปัญหาเรื่องเอกสารจำนวนมากก็มักตามมากวนใจอยู่เสมอ เมื่อมีทั้งจดหมายต่าง ๆ ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้  ผังองค์กร ภาพถ่าย แผนการทำงาน รวมไปถึงเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย จึงทำให้ยากต่อการจัดการให้สะดวกต่อการเรียกใช้ รักษาสภาพให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

และตอนนี้มีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจที่ถูกพัฒนาโดยเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารภายในธุรกิจโดยเฉพาะ

ประเภทของเครื่องสแกนเนอร์

การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ด้วยการสแกนเอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารที่มีอยู่มหาศาลในสำนักงาน เราสามารถดูและใช้เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์แทนการปริ้นหรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

ประโยชน์ของการสแกนเอกสาร

1.) ประหยัดพื้นที่สำนักงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

การจัดเก็บเอกสารกระดาษคุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้สำนักงานลดพื้นที่ในการจัดวางตู้และการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงานเพราะการทำงานในสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย

2.) ประหยัดเวลา

พนักงานประหยัดเวลาเป็นชั่วโมงในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่เป็นดิจิตอลภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น

3.) การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง

ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่าจะหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

4.) แบ่งปันได้ง่าย

ไฟล์เอกสารดิจิตอลช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปันข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก

5.) ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย

ง่ายมากสำหรับเอกสารกระดาษที่จะหายไปหรือหาไม่พบเมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียนในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้นจะถูกเก็บในระบบที่เข้าถึงได้ง่าย ไม่มีกระดาษหลุดหายออกไปจากตู้หรือหาไม่พบ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล แล้วมันดีอย่างไร?

ระบบจัดการเอกสารสำหรับจัดเก็บเอกสาร

ระบบจัดการเอกสารนำเสนอมิติใหม่ของการบริหารจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ ถูกพัฒนาเพื่อเป็นหนึ่งในตัวช่วยชั้นดีที่ทำให้ไม่เสียเวลาในการบริหารจัดการเอกสาร ข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ภายในขั้นตอนเดียว เพียงแค่สแกนเอกสารเข้าไปในระบบจัดการเอกสาร

ถือเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การควบคุมความโปร่งใสให้กับเอกสารต่าง ๆ การทำงานภายในองค์กร ง่ายต่อการเรียกดูเอกสารในรูปแบบไฟล์ ทำให้ง่ายต่อการใช้งานระยะยาว ลดปัญหาการทำงานผิดพลาดได้ดี

เป็นโปรแกรมที่องค์กรทั้งหลาย ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับเอกสารไม่ควรมองข้าม ด้วยความสามารถและประโยชน์ในการจัดการกับปัญหาเอกสารที่ทุกองค์กรต้องเจอ และเพิ่มความคุ้มค่าด้วยการลดต้นทุนค่ากระดาษ รวมไปถึงการลดต้นทุนของพื้นที่การจัดเก็บเอกสารกระดาษในองค์กรของคุณ

คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ที่ทุกองค์กรควรรู้

ความสามารถในการค้นหาเอกสาร

หลังจากแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล คุณสามารถระบุตำแหน่งการจัดเก็บเอกสารได้ในพื้นที่จัดเก็บภายในระบบจัดการเอกสาร มีระบบการคัดแยกประเภทต่าง ๆ ของเอกสารแบบง่าย ทำให้สามารถวางใจความสะดวกในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ได้รวดเร็วฉับไว ด้วยเครื่องมือค้นหา ที่ช่วยลดระยะเวลาการค้นหาเอกสาร

ข้อมูลที่เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่หายไปจากคลังเอกสาร

เนื่องจากระบบทำการจัดเก็บเอกสารย้อนหลังได้ และสามารถสำรองสำเนาของเอกสารสำคัญต่าง ๆ ได้ เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารเหล่านั้นได้ โดยไม่ต้องอาศัยโปรแกรมเสริมจากภายนอกเลย และสามารถกู้คืนเอกสารที่เสียหาย หรือสูญหายได้ตลอดเวลา

สร้างความมั่นคงปลอดภัยให้แก่เอกสารภายในองค์กร

มุ่งเน้นทั้งการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร และป้องกันข้อมูลหลังการทิ้งเอกสารที่สำคัญ พร้อมด้วยการเก็บเอกสารผ่านระบบดิจิตอล ถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยในการป้องกันข้อมูลของบริษัทรั่วไหลได้ดี เนื่องจากเอกสารถูกทำลายผ่านระบบ ทำให้ไม่มีลายลักษณ์อักษรที่เป็นความลับ ทั้งข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลของบริษัท

สามารถกำหนดเวลาจัดเก็บเอกสารเก่าได้

ช่วยให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร คือ มีการเลือกเก็บเข้าคลังการใช้งานเมื่อเอกสารมีแนวโน้มที่จะถูกใช้งานอีกในอนาคต หรือเลือกกำจัดเอกสารเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน ถือเป็นการจัดการคลังเอกสารที่ดี สามารถจัดการพื้นที่จัดเก็บได้ ให้เอกสารของคุณสะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ

ระบบหมุนเวียนเอกสารให้เหมาะสมแต่ละกระบวนทางธุรกิจ

คุณสามารถกำหนดเส้นทางหมุนเวียนของแต่ละเอกสารได้ด้วยระบบจัดการเอกสาร ตั้งแต่จากแผนกหนึ่งไปยังแผนกหนึ่ง เช่น เอกสารที่ต้องรอตรวจทาน รอลงความเห็น หรือรอการอนุมัติ นอกจากนี้ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ผู้รับผิดชอบทราบว่ามีเอกสารรอดเนินการอีกด้วย รวมไปถึงอำนวยความสะดวกในการกำหนดส่งเอกสาร ทำให้กระบวนการการทำงานของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

สรุป

การจัดการเอกสารพอฟังดูแล้วดูเหมือนยุ่งยาก แต่ที่จริงแล้วก็คือการจัดระเบียบเอกสารให้ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการใช้นั้นเอง หมดปัญหาปัญหาการจัดการเอกสารที่ทุกองค์กรเจอ จากประโยชน์ที่กล่าวมาของระบบจัดการเอกสาร ช่วยเสริมศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจให้กับคุณ ในรูปแบบการจัดการเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำให้การสืบค้นและติดตามผลการดำเนินการของเอกสาร ได้อย่าละเอียดทุกขั้นตอน

เพียงคุณใช้ระบบจัดการเอกสารก็สามารถตรวจสอบผลการดำเนินการของคุณได้ทุกที่ ทุกเวลา ป้องกันการเข้าถึง และความปลอดภัยต่อเอกสารขององค์กร จัดแบ่งข้อมูลที่สำคัญให้แสดงผลที่ต่างกัน ผ่านการควบคุมวงจรเอกสารของระบบจัดการเอกสารแบบเป็นกลางในระบบเดียว

The post ปัญหาของเอกสาร ต้องจัดการให้เป็นระบบ appeared first on Sbuyscan.

นอกจากการสแกนเอกสารที่นำตัวเอกสารจริงมาแปลงให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลและยังง่ายต่อการเรียกดูเอกสารที่สำนักงานนิยมใช้แล้ว การแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นไฟล์ข้อความอัตโนมัติก็เป็นที่นิยมเช่นกันในแวดวงสำนักงาน ที่ต้องการจะประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารใหม่ และง่ายต่อการค้นหามากยิ่งขึ้น ซึ่งการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นไฟล์ข้อความอัตโนมัติเรียกว่าการ OCR ที่ย่อมาจาก Optical Character การนำเอกสารมา OCR จะช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล เพราะไฟล์ที่ป็นไฟล์ข้อความจะมีขนาดเล็ก ทั้งยังสะดวกและง่ายต่อการแก้ไขหรือปรับแต่ง ไฟล์เล็กและแก้ไขได้ง่ายกว่าไฟล์ภาพ เมื่อสแกนแบบ OCR สามารถนำภาพที่ได้จากการสแกนไปใช้ในรูปแบบของ Word หรือ Excel ได้ทันที

หลักการทำงานของเครื่องอ่านโอซีอาร์ (OCR)

อุปกรณ์โอซีอาร์ (Optical Character Recognition : OCR) เป็นอุปกรณ์ที่รับข้อมูลเข้าสู่ระบบได้โดยตรง โดยใช้เทคนิคในการอ่าน ค่าของข้อมูลด้วยแสง ทำหน้าที่เป็นแหล่งกำเนิดแสงและรับแสงสะท้อนที่ส่องผ่านกลับมาจากวัตถุ และแปลงรหัสข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่อง คอมพิวเตอร์เข้าใจได้

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ค้นหาไฟล์ภาพได้เร็วขึ้นด้วย OCR

ประเภทของอุปกรณ์โอซีอาร์

อุปกรณ์โอซีอาร์ แบ่งได้ตามลักษณะของข้อมูลที่จะนำเข้าได้ดังนี้

โอเอ็มอาร์ (Optical Mark Readers : OMR) เป็นเครื่องที่สามารถอ่านรอยเครื่องหมาย ที่เกิดจากดินสอในกระดาษที่มีรูปแบบ เฉพาะ โดยเครื่องจะส่องไฟผ่านกระดาษที่อ่าน และจะสะท้อนแสงที่เกิดจากเครื่องหมาย ที่ทำขึ้นโดยดินสอ เนื่องจากรอยดินสอเกิดขึ้นจากดินสอ ที่มีตะกั่วอ่อน จึงเกิดการสะท้อนแสง ซึ่งมักใช้ในการตรวจข้อสอบเข้ามหาวิทยาลัย หรือการลงทะเบียน

Wand Readers เป็นอุปกรณ์ที่ใช้มือควบคุม โดยจะนำอุปกรณ์นี้ส่องลำแสงไปยังตัวอักษรแบบพิเศษ เพื่อทำการแปลงตัวอักษรนั้นให้ เป็นสัญญาณไฟฟ้าและส่งไปให้คอมพิวเตอร์ประมวลผล จะเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ที่เรียกว่า POS (Point-of-sale Terminal) โดยตัวอย่างของ เครื่อง POS นี้จะเห็นได้ทั่วไปในห้างสรรพสินค้า ที่ใช้สำหรับแสดงจำนวนเงินที่เคาน์เตอร์คิดเงิน

Hand Written Character Device เป็นอุปกรณ์ที่สามารถอ่านข้อมูลที่เขียนด้วยลายมือได้ เพื่อลดขั้นตอนในการพิมพ์ด้วยแป้น พิมพ์เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ แต่ลายมือที่เขียนจะต้องเป็นรูปแบบที่อ่านได้ง่ายไม่กำกวม

Bar Code Reader มีลักษณะการใช้งานเหมือนกับเครื่อง Wand Readers แต่ใช้กับการอ่านรหัสแท่ง (Bar Code) ที่มี ลักษณะเป็นรหัสรูปแท่งเรียงกันเป็นแถวในแนวตั้ง เพื่อแปลรหัสแท่งนี้ให้กลายเป็นข้อมูลที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ

ซึ่งจำนวนเอกสารของทุกสำนักงานมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ อย่างมหาศาลแน่นอน หากไม่มีโอซีอาร์ก็อาจจะต้องเสียเวลาในการนั่งพิมพ์เอกสารเป็นเวลานาน เรียกได้ว่าแทบจะทุกธุรกิจสามารถได้ประโยชน์จากเทคโนโลยีโอซีอาร์เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้น ทุกธุรกิจล้วนสามารถใช้การโอซีอาร์เพื่อปรับปรุงธุรกิจและขจัดความจำเป็นในการจัดทำและจัดเก็บเอกสารกระดาษด้วย

ประเภทของการทำ OCR

การทำ OCR จะแบ่งออกได้ 2 ประเภท

1.) การรู้จำอักษรแบบออนไลน์ (On-line Character Recognition) โดยการรู้จำอักษรแบบออนไลน์การโอซีอาร์ประเภทนี้จะง่ายกว่าการรู้จำอักษรแบบออฟไลน์ เพราะการโอซีอาร์ออนไลน์มักมาพร้อมกับอุปกรณ์การเขียนหรือปากกาอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง

ช่วยให้การจำรู้ลายมือเขียนง่ายจากทิศทางการลากเส้นตัวอักษรทำให้ง่ายต่อการอ่านตัวอักษร จะเห็นได้ทั่วไปในปัจจุบันอย่างเช่น เมื่อมีพัสดุมาส่งเจ้าหน้าที่ผู้มาส่งของมักจะให้เราเซ็นยืนยันรับของที่มาส่งผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อความสะดวก และรวดเร็วในการทำงานของขนส่งนั่นเอง

2.) การรู้จำอักษรแบบออฟไลน์ (Off-line Character Recognition) โดยการรู้จำอักษรแบบออฟไลน์เป็นการนำภาพตัวอักษร แบบพิมพ์หรือแบบเขียนที่ได้จากเครื่องสแกน โดยจะมีทั้งตัวอักษรแบบติดกันเป็นกลุ่มตัวอักษร และอักษรแบบเดี่ยว การทำงานของการโอซีอาร์นั้น ก่อนที่โปรแกรมจะสามารถบอกได้ว่ารูปภาพที่ส่งเข้าไปประกอบด้วยตัวอักษรอะไรบ้าง ก็จะต้องผ่านขั้นตอนที่สำคัญหลายขั้น เป็นขั้นตอนในการปรับแต่งและจัดเตรียมข้อมูลให้เหมาะสมกับขั้นตอนการรู้จำต่อไป

ขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพโดยรวมของระบบ เพราะหากมีความผิดพลาดเกิดขึ้นในส่วนนี้ ก็จะส่งผลกระทบไปยังส่วนถัดไปของระบบด้วย และการรู้จำจะเป็นขั้นตอนที่ถือเป็นหัวใจของการโอซีอาร์ เพราะเป็นส่วนที่จะแสดงออกว่ารูปตัวอักษรเป็นอักษรอะไร แต่การที่ตัวอักษรที่ถูกส่งเข้าไปจะได้ผลลัพธ์ออกมาซึ่งก็ไม่ได้หมายความว่าเอาท์พุตที่ได้มาจะถูกต้องทั้งหมด 100 %

เพื่อเพิ่มความถูกต้องผู้ใช้โปรแกรมจึงสามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อความได้ โปรแกรมมักจะทำงานเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของการสะกดคำและไวยากรณ์ภาษา ซึ่งอาจแก้ไขให้โดยอัตโนมัติหรือแสดงเครื่องหมายบางอย่างเพื่อบอกให้ผู้ใช้ทราบว่าคำนี้อาจไม่ถูกต้อง แต่ก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานอีกเช่นกันว่าต้องการแก้ไขคำเหล่านี้ที่โปรแกรมแจ้งเตือนหรือไม่

สรุป

การทำงานของระบบ OCR ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มากทีเดียว ถ้าหากเป็นแอพพลิเคชั่นที่ใกล้ตัวเราเลยและสามารถทำการโอซีอาร์แปลงภาพให้ออกมาอยู่ในรูปแบบข้อความได้ก็คือ แอพพลิเคชั่นไลน์นั่นเองที่สามารถทำการโอซีอาร์ได้ง่ายและสะดวกมากๆ

ในยุคสมัยใหม่นี้การเลิกใช้เอกสารกระดาษถือว่ากำลังมาให้กลุ่มสำนักงานที่พยายามจะลดใช้กระดาษเพื่อให้สอดคล้องกระแสยุคดิจิทัล 4.0 กำลังเป็นที่ติดหูของใครหลายคน เพราะกระดาษเป็นสิ่งที่ใช้คู่กับการทำงานมานานแสนนาน แต่ว่าการใช้กระดาษนั้นมีต้นทุนที่สูง อีกทั้งยังสิ้นเปลืองทรัพยากรของออฟฟิศทั้งทางตรงและทางอ้อม ด้วยการเปลี่ยนเป็น Paperless office เทคโนโลยีที่ก้าวไกลมีแต่จะอำนวยความสะดวกให้กับผู้คนมากขึ้น ลดแรงงานคนในการทำงานต่างๆ คุณภาพชีวิตที่ดีเทคโนโลยีมีบทบาทในชีวิตประจำวันของทุกคนที่เกิดมาในยุคนี้ นี่คงเป็นข้อดีของเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง แล้วยังก้าวล้ำไปเรื่อยๆ อีก ผู้คนทันโลกมากขึ้นเข้าถึงข้อมูลข่าวสาร และเทคโนโลยีนวัติกรรมใหม่ๆ ได้ง่ายขึ้น

The post ทำความรู้จักกับเทคโนโลยี OCR ตัวช่วยประหยัดเวลาพิมพ์เอกสาร appeared first on Sbuyscan.