E-Document คืออะไร?

E-Document (Electronic Document) คือ เอกสารที่ถูกจัดเก็บและจัดการในรูปแบบดิจิทัลแทนการใช้กระดาษ โดยสามารถสร้าง แก้ไข แชร์ และจัดเก็บผ่านระบบคอมพิวเตอร์หรือคลาวด์แพลตฟอร์มได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัยมากขึ้น ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น:

• ไฟล์เอกสาร (.doc, .pdf, .txt, .xls)
• ไฟล์มัลติมีเดีย เช่น รูปภาพและวิดีโอที่มีข้อมูลสำคัญ
• ฐานข้อมูลที่ใช้จัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจ

tus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

ความสำคัญของ E-Document ในองค์กร

1) ลดการใช้กระดาษและต้นทุนการจัดการเอกสาร

ระบบ ช่วยลดปริมาณกระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม องค์กรสามารถลดงบประมาณด้านเครื่องพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ และค่าดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างมีนัยสำคัญ

2) เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ทำให้การค้นหาและเข้าถึงข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการจัดการเอกสาร และช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

3) ความปลอดภัยของข้อมูล

ระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีกว่ากระดาษแบบเดิม ด้วยการเข้ารหัสข้อมูล การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และระบบสำรองข้อมูลที่สามารถป้องกันการสูญหายหรือถูกขโมยได้ดีกว่าเอกสารกระดาษ

4) สนับสนุนการทำงานแบบรีโมท (Remote Work)

ในปัจจุบันที่องค์กรต้องการความยืดหยุ่นในการทำงาน ระบบทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงและจัดการเอกสารจากที่ใดก็ได้ผ่านระบบคลาวด์ ช่วยให้การทำงานจากระยะไกลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5) ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของเอกสาร

เอกสารที่เก็บในรูปแบบกระดาษมีโอกาสสูญหาย เสียหาย หรือถูกทำลายได้ง่าย เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรืออุบัติเหตุอื่น ๆ ในขณะที่สามารถสำรองข้อมูลและเรียกคืนเอกสารได้ทุกเวลา

อ่านเพิ่มเติม : ทำไมยังต้องใช้ บริการบันทึกข้อมูลในยุค AI กำลังมาแรง?

สนใจบริการระบบจัดเก็บเอกสาร โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

ข้อดีที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กร

1) การจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ : ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารมีระเบียบมากขึ้น สามารถแบ่งหมวดหมู่ ติดแท็ก และกำหนดโครงสร้างไฟล์ที่เหมาะสม ทำให้การค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

2) การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ (Collaboration) : ระบบสามารถให้พนักงานทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวกันแบบเรียลไทม์ ลดปัญหาการใช้เอกสารเวอร์ชันเก่า และช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3) การอนุมัติและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ : สามารถตั้งค่าระบบให้ดำเนินการอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และลดเวลาที่ใช้ในการรออนุมัติเอกสาร ช่วยให้องค์กรดำเนินการได้อย่างรวดเร็วขึ้น

4) ความสามารถในการสำรองและกู้คืนข้อมูล : ระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่ช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูล หากเกิดปัญหา เช่น เซิร์ฟเวอร์ล่ม หรือถูกโจมตีจากมัลแวร์ องค์กรสามารถกู้คืนข้อมูลได้ทันที

5) รองรับการใช้งานบนหลายอุปกรณ์ : อุปกรณ์หลากหลาย เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และแท็บเล็ต ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา

6) ลดความผิดพลาดในการจัดการเอกสาร : การใช้ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูลผิด การทำซ้ำ หรือการจัดเก็บเอกสารผิดที่

การนำไปใช้ในองค์กร

1. วิเคราะห์ความต้องการขององค์กร – ศึกษาความต้องการและความเหมาะสมขององค์กรในการใช้ระบบ
2. เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม – เลือกซอฟต์แวร์ที่รองรับการทำงานขององค์กร เช่น Google Drive, Microsoft SharePoint หรือระบบ Document Management System (DMS)
3. อบรมพนักงาน – ให้ความรู้และฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้ระบบเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
4. ทดสอบและปรับปรุงระบบ – ทดลองใช้งานระบบก่อนนำไปใช้จริงและปรับปรุงตามฟีดแบ็กที่ได้รับ
5. ติดตั้งและดูแลรักษา – นำระบบมาใช้จริงและตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง

อ่านเพิ่มเติม :ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร? สำคัญอย่างไร และข้อดีที่องค์กรต้องรู้

สนใจบริการระบบจัดเก็บเอกสาร โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

E-Document เป็นโซลูชันที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มความปลอดภัย และรองรับการทำงานแบบดิจิทัล การนำระบบนี้มาใช้ไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ทันสมัย แต่ยังเป็นก้าวสำคัญในการเปลี่ยนผ่านไปสู่ยุคดิจิทัลเต็มรูปแบบ

องค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ควรพิจารณานำมาใช้ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีความปลอดภัยสูงสุด

The post E-Document คืออะไร? ข้อดี และความสำคัญที่องค์กรต้องรู้ appeared first on Sbuyscan.

เคล็ดลับ สแกนเอกสารราชการ ให้ถูกต้องตามมาตรฐาน

การ สแกนเอกสารราชการ เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ต้องการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงช่วยลดพื้นที่จัดเก็บ แต่ยังเพิ่มความสะดวกในการค้นหาและแชร์ข้อมูล อย่างไรก็ตาม การสแกนเอกสารราชการ ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมาย และรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ

ความสำคัญของการสแกนเอกสารราชการ

ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ : ไม่ต้องใช้พื้นที่สำหรับแฟ้มเอกสารขนาดใหญ่

เพิ่มความปลอดภัย : สามารถเข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

สะดวกในการค้นหาและแชร์ข้อมูล : ใช้ฟังก์ชันค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น

มาตรฐานการสแกนเอกสารราชการ

การสแกนเอกสารราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย โดยมีมาตรฐานหลักดังนี้

ความละเอียด (Resolution)

• สำหรับเอกสารทั่วไป: ควรใช้ความละเอียด 300 DPI (Dots Per Inch)
• สำหรับเอกสารที่มีรายละเอียดสูง เช่น แผนที่หรือแปลน: ควรใช้ความละเอียด 600 DPI ขึ้นไป

รูปแบบไฟล์ (File Format)

• ควรเลือกใช้ไฟล์ PDF/A ซึ่งเป็นรูปแบบที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาว
• ไฟล์ TIFF เป็นอีกทางเลือกที่มีความคมชัดสูง

การใส่ลายน้ำและการเข้ารหัส

• ใส่ลายน้ำบนเอกสารเพื่อป้องกันการปลอมแปลง
• เข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

อ่านเพิ่มเติ่ม : การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในยุคดิจิทัล ให้มีประสิทธิภาพ

รับสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
และ ระบบจัดเก็บเอกสาร โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

ขั้นตอนการสแกนเอกสารราชการ

การสแกนเอกสารราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย โดยมีมาตรฐานหลักดังนี้

เตรียมเอกสารให้พร้อม

• จัดเรียงเอกสารให้เรียบร้อย ไม่มีรอยพับหรือคราบสกปรก
• แยกเอกสารตามประเภท เช่น เอกสารที่มีลายเซ็นและเอกสารทั่วไป

เลือกอุปกรณ์สแกนที่เหมาะสม

• เครื่องสแกนความเร็วสูงสำหรับเอกสารจำนวนมาก
• เครื่องสแกนแบบ Flatbed สำหรับเอกสารที่มีความเปราะบา

ตั้งค่าการสแกน

• เลือกความละเอียดตามประเภทเอกสาร
• เลือกสีขาวดำหรือสีตามความเหมาะสมของเอกสาร

การตรวจสอบคุณภาพไฟล์

• ตรวจสอบความคมชัดของไฟล์
• ตรวจสอบการจัดเรียงหน้าให้ถูกต้อง

การจัดเก็บและสำรองข้อมูล

การสแกนเอกสารราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย โดยมีมาตรฐานหลักดังนี้

การตั้งชื่อไฟล์

• ใช้ชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายและค้นหาได้ง่าย เช่น ทะเบียนบ้าน_2566.pdf
• หลีกเลี่ยงการใช้สัญลักษณ์พิเศษในชื่อไฟล์

การจัดโฟลเดอร์

• จัดโฟลเดอร์ตามประเภทเอกสารและปีที่ออกเอกสาร
• ใช้ระบบจัดการไฟล์ที่มีการแบ่งหมวดหมู่ชัดเจน

การสำรองข้อมูล (Backup)

• สำรองข้อมูลในฮาร์ดดิสก์หรือเซิร์ฟเวอร์
• ใช้บริการคลาวด์ที่มีความปลอดภัยสูง

อ่านเพิ่มเติ่ม :แนวทางปฏิบัติ 10 ข้อที่ดีที่สุด สำหรับการจัดการไฟล์เอกสาร

ข้อควรระวังในการสแกนเอกสารราชการ

• ห้ามสแกนเอกสารที่มีข้อมูลลับโดยไม่เข้ารหัส
• หลีกเลี่ยงการแชร์ไฟล์ผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่สแกนแล้วตรงกับต้นฉบับ

ข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับเอกสารดิจิทัล

• พรบ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
• พรบ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

รับสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
และ ระบบจัดเก็บเอกสาร โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

การสแกนเอกสารราชการให้ถูกต้องตามมาตรฐานไม่เพียงแต่ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลมีประสิทธิภาพ แต่ยังเพิ่มความปลอดภัยและความสะดวกในการบริหารจัดการข้อมูลอีกด้วย การปฏิบัติตามแนวทางที่กล่าวมาจะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยสูงสุด

The post สแกนเอกสารราชการ ให้ถูกต้องตามมาตรฐาน appeared first on Sbuyscan.

สแกนเอกสารดิจิทัล ช่วยการทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร การจัดการข้อมูลและเอกสารในองค์กรขนาดใหญ่เป็นความท้าทายที่สำคัญ เพราะมีทั้งข้อมูลจำนวนมหาศาลที่ถูกสร้างและใช้งานในทุกวัน การเปลี่ยนแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลด้วยการสแกนเอกสารกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่สามารถช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และปลอดภัยมากขึ้น

1) ลดปริมาณการใช้กระดาษและประหยัดพื้นที่จัดเก็บ

องค์กรขนาดใหญ่มักต้องจัดการเอกสารที่มีจำนวนมหาศาล ซึ่งส่งผลให้ต้องการพื้นที่จัดเก็บจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นห้องเก็บเอกสาร หรือตู้เก็บเอกสารต่างๆ การสแกนเอกสารให้เป็นดิจิทัลช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดจำนวนเอกสารที่ต้องเก็บ และลดพื้นที่จัดเก็บในองค์กร ทำให้พื้นที่สำนักงานสามารถนำไปใช้ประโยชน์อื่น ๆ ได้

นอกจากนี้ การลดการใช้กระดาษยังช่วยลดต้นทุนในระยะยาว ทั้งในด้านการจัดเก็บ การพิมพ์ และการขนส่งเอกสาร อีกทั้งยังเป็นการสนับสนุนให้องค์กรเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม และลดผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมจากการผลิตและกำจัดกระดาษ

2) เพิ่มความรวดเร็วในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล

การ สแกนเอกสารเป็นดิจิทัล ทำให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและสะดวก การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลสามารถทำให้พนักงานค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที ลดเวลาในการค้นหาเอกสารในตู้หรือชั้นวางที่มักเกิดความสับสนและล่าช้า

การใช้ซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) ซึ่งสามารถแปลงเอกสารที่สแกนเป็นข้อความที่ค้นหาได้ จะช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้เพียงใส่คำค้นหา ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการทำงานที่มีมูลค่ามากกว่า

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ลดขั้นตอนการค้นหา และคีย์ข้อมูลบนเอกสารด้วยเทคโนโลยี OCR

3) ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล

การเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษเสี่ยงต่อการสูญหายเนื่องจากอุบัติเหตุ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือการถูกขโมย การสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลและจัดเก็บในระบบที่ปลอดภัย เช่น ระบบคลาวด์ หรือระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลภายในองค์กร ช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล

4) เพิ่มความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง

เอกสารในรูปแบบกระดาษมักมีความเสี่ยงในการถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่การเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลทำให้สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ดีกว่า โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในระดับบุคคลหรือแผนกได้

การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่มีฟังก์ชันการควบคุมการเข้าถึงจะช่วยให้ข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลสำคัญได้รับการป้องกันอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ การเก็บบันทึกการเข้าถึงและการแก้ไขข้อมูลในระบบยังช่วยให้สามารถติดตามการใช้งานข้อมูลได้อีกด้วย

5) สนับสนุนการทำงานจากระยะไกลและการทำงานร่วมกัน

การทำงานระยะไกล (Remote Work) กลายเป็นสิ่งที่ได้รับความนิยมมากขึ้นในองค์กรขนาดใหญ่ การเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือที่ทำงาน ซึ่งช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สแกนเอกสารดิจิทัล ยังสามารถแชร์กันภายในทีมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ลดความจำเป็นในการจัดส่งเอกสารระหว่างทีมต่างๆ และช่วยลดเวลาที่ใช้ในการประสานงาน

6) เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ

การนำเทคโนโลยีสแกนเอกสารเข้ามาใช้ในองค์กรขนาดใหญ่สามารถนำไปสู่การใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสาร ซึ่งทำให้การทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น การสแกนเอกสารอัตโนมัติที่เชื่อมต่อกับระบบจัดเก็บและจัดการเอกสารช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารใหม่ได้ทันทีเมื่อสแกนเข้ามาในระบบ ลดขั้นตอนและลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ

นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยี OCR ยังช่วยให้การจัดการข้อมูลที่สแกนมาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ระบบสามารถแยกประเภทเอกสารและจัดเก็บได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาจัดการเอกสารด้วยตัวเอง

7) การปรับตัวสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีการใช้เอกสารดิจิทัลจะสามารถปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจสามารถก้าวเข้าสู่การทำงานแบบ Paperless ที่จะช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บและการจัดการข้อมูลได้อย่างยั่งยืน อีกทั้งยังเป็นการเตรียมตัวให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต ซึ่งองค์กรสามารถพัฒนาและปรับปรุงระบบการทำงานดิจิทัลได้อย่างต่อเนื่องและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

การทำงานที่เป็นสแกนเอกสารดิจิทัลรูปแบบช่วยให้องค์กรสามารถใช้เทคโนโลยีอื่น ๆ เข้ามาผสมผสานได้ เช่น การใช้ระบบ AI และ Big Data ในการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ระบบจัดเก็บเอกสาร ออนไลน์

8) ลดขั้นตอนการตรวจสอบและการอนุมัติ

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีการใช้ สแกนเอกสารดิจิทัล จะสามารถปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ  การสแกนเอกสารดิจิทัล ช่วยให้ธุรกิจสามารถก้าวเข้าสู่การทำงานแบบ Paperless ที่จะช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บและการจัดการข้อมูลได้อย่างยั่งยืน อีกทั้งยังเป็นการเตรียมตัวให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต ซึ่งองค์กรสามารถพัฒนาและปรับปรุงระบบการทำงานดิจิทัลได้อย่างต่อเนื่องและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

การทำงานที่เป็น สแกนเอกสารดิจิทัล เต็มรูปแบบช่วยให้องค์กรสามารถใช้เทคโนโลยีอื่น ๆ เข้ามาผสมผสานได้ เช่น การใช้ระบบ AI และ Big Data ในการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

9) สร้างความพึงพอใจให้กับพนักงานและลูกค้า

การทำงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพจากการใช้เอกสารดิจิทัล ช่วยลดความยุ่งยากในการค้นหาและจัดการเอกสาร ส่งผลให้พนักงานสามารถทำงานได้ดีขึ้น ลดความกังวลเกี่ยวกับความซับซ้อนของกระบวนการจัดการเอกสาร ซึ่งนำไปสู่ความพึงพอใจในการทำงานมากขึ้น

นอกจากนี้ ลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจที่ต้องการข้อมูลจากเอกสารสามารถได้รับข้อมูลที่ต้องการในเวลาอันรวดเร็ว ทำให้ลูกค้าได้รับบริการที่ดีกว่า ซึ่งจะเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรกับลูกค้า

10) ช่วยในการวิเคราะห์และการรายงานข้อมูล

เอกสารดิจิทัลที่ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบสามารถช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยข้อมูลที่เป็นเอกสารดิจิทัลสามารถนำไปใช้สร้างรายงานและกราฟที่สะท้อนภาพรวมของข้อมูลในองค์กรได้ง่าย ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำขึ้น

การที่องค์กรมีข้อมูลพร้อมใช้งานและสามารถวิเคราะห์ได้ทันทีช่วยให้ผู้บริหารสามารถดูแลและวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

รับสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และ ระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

สแกนเอกสารดิจิทัล ช่วยการทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร ช่วยให้ การสแกนเอกสารดิจิทัล เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรขนาดใหญ่ในหลายด้าน ตั้งแต่การลดพื้นที่จัดเก็บ การเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็ว ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล เพิ่มความปลอดภัย ไปจนถึงการสนับสนุนการทำงานร่วมกันในองค์กร การเปลี่ยนไปใช้เอกสารดิจิทัลไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นในการตอบสนองต่อความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

The post สแกนเอกสารดิจิทัล ช่วยการทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร appeared first on Sbuyscan.

การเปลี่ยนแปลงดิจิทัล (Digital Transformation) เป็นเรื่องที่กำลังกลายเป็นที่นิยมในวงการธุรกิจ และองค์กรใหญ่ทั่วโลก สิ่งนี้เป็นไปได้เพราะการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลมีความสำคัญต่อความเจริญของธุรกิจในยุคปัจจุบัน ในบทความนี้ เราจะทำความเข้าใจถึง Digital Transformation ว่าคืออะไร และทำไมองค์กรใหญ่ๆ ตื่นตัว และให้ความสนใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

Digital Transformation คืออะไร?

การเปลี่ยนแปลงดิจิทัล (Digital Transformation) เป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นในการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการปรับปรุงและปรับให้เหมาะกับธุรกิจหรือองค์กรของคุณ นั่นหมายความว่าคุณจะใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำให้กระบวนการธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลยังสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีที่คุณสื่อสารกับลูกค้า การจัดการข้อมูล และการทำงานร่วมกับพนักงานของคุณ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ :ระบบจัดเก็บเอกสาร ช่วยจัดการเอกสารแบบมืออาชีพ ครอบคลุมงานเอกสาร

ทำไม Digital Transformation สำคัญ?

• เพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจ

Digital Transformation ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล เราสามารถอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ทำให้ทรัพยากรและเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่เป็นสิ่งที่สามารถช่วยให้ธุรกิจเพิ่มผลผลิตและลดค่าใช้จ่าย

• การตอบสนองต่อลูกค้า

ด้วย Digital Transformation คุณสามารถให้บริการลูกค้าของคุณในลักษณะที่รวดเร็วและทันเวลามากขึ้น คุณสามารถสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล เช่นการพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือหรือแพลตฟอร์มออนไลน์

• การเข้าร่วมในการแข่งขัน

การเปลี่ยนแปลงดิจิทัล Digital Transformation เป็นเรื่องสำคัญในการเข้าร่วมในการแข่งขันในตลาดปัจจุบัน ธุรกิจที่ไม่ติดตามและไม่ทำความเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลอาจพลาดโอกาสในการเพิ่มรายได้และความเจริญ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ :ข้อดีของธุรกิจไร้กระดาษมีอะไร? ทำไมหลายองค์กรให้ความสนใจ

วิธีการสร้าง Digital Transformation ในองค์กร

1. การทำความเข้าใจเกี่ยวกับดิจิทัล : องค์กรควรทำความเข้าใจถึงความหมายของดิจิทัล Digital Transformation และวิธีที่มันสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงในองค์กร
2. การพัฒนาทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง : การสร้าง Digital Transformation ต้องมีทรัพยากรที่เกี่ยวข้องทั้งทรัพยากรมนุษย์และเทคโนโลยี
3. การสร้างยุทธศาสตร์ : จากนั้น องค์กรควรสร้างยุทธศาสตร์ที่ชัดเจนเพื่อการทำ Digital Transformation ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

Digital Transformation เป็นที่สำคัญในการเตรียมความพร้อมของธุรกิจในยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การทำ Digital Transformation ไม่เพียงแต่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจแต่ยังช่วยในการเข้าร่วมในการแข่งขันและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า

The post ไขข้อสงสัย! Digital Transformation คืออะไร? ทำไมองค์กรใหญ่ๆ ให้ความสนใจ appeared first on Sbuyscan.

การสแกนเอกสารสำคัญอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ก็ยังมีความจำเป็นที่องค์กรยังต้องสแกนเอกสาร การสแกนเอกสารช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งช่วยในเรื่องการประหยัดพื้นที่ รวบรวมข้อมูลให้อยู่ในระบบเดียว และช่วยให้พนักงาน หรือบุคคลากรในองค์กรค้นหา และดึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การควบคุมต้นทุน และข้อมูลที่ปลอดภัย

หากองค์กรมีมีเอกสารที่ต้องแปลง หรือต้องสแกนเป็นกหมื่น หรือหลักแสน การสแกนเอกสารที่ถูกต้องอาจส่งผลให้สูญเสียทรัพยากร หรือข้อมูลรั่วไหล หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้โดยพิจารณาข้อต่อไปนี้

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ระบบ Paperless Solution

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการสแกนเอกสาร

1) การเตรียมเอกสารที่ไม่ดี

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม และไม่มีความเสียหายทางกายภาพใด ๆ เช่น คราบน้ำ รอยพับ หรือรอยเปื้อน ยืดหน้าที่ม้วน หรือพับให้ตรงก่อนสแกน

2) ความละเอียดไม่เพียงพอ

ใช้ความละเอียดในการสแกนที่เหมาะสมเพื่อจับภาพที่ชัดเจน และอ่านได้ การสแกนความละเอียดต่ำอาจทำให้ข้อความพร่ามัวหรืออ่านไม่ออก ทำให้ดึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ยาก

3) การตั้งค่าการสแกนที่ไม่สอดคล้องกัน

รักษาการตั้งค่าการสแกนให้สอดคล้องกัน ตลอดกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพ และรูปลักษณ์ของเอกสารที่สแกนมีความสม่ำเสมอ ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าต่าง ๆ เช่น ความละเอียด โหมดสี และรูปแบบไฟล์

4) การวางแนวไม่ถูกต้อง

ให้ความสนใจกับการวางแนวของเอกสารระหว่างการสแกน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าทั้งหมดถูกสแกนในทิศทางที่ถูกต้อง เช่น ตั้งตรงหรือแนวนอน เพื่อรักษาความสามารถในการอ่าน

5) การสแกนที่เอียงหรือคด

จัดเรียงเอกสารอย่างถูกต้องบนเตียงสแกนเนอร์เพื่อหลีกเลี่ยงการสแกนที่เอียงหรือคด เอกสารที่ไม่ตรงแนวอาจทำให้ยากต่อการดึงข้อมูลอย่างถูกต้อง และอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขเพิ่มเติมในภายหลัง

6) หน้าที่ขาดหายไป หรือกระดาษติดกัน

ระวังอย่าให้หน้าขาดหายไป หรือกระดาษติดกัน ในระหว่างขั้นตอนการสแกน ตรวจสอบอีกครั้งว่าสแกนทุกหน้าแล้ว และไม่มีหน้าใดติดกันหรือข้ามไป

7) การตั้งชื่อไฟล์หรือการจัดทำดัชนีไม่เพียงพอ

ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์หรือการจัดทำดัชนีที่สอดคล้องและเป็นระเบียบสำหรับเอกสารที่สแกน หลีกเลี่ยงชื่อทั่วไปหรือกำกวมซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนหรือความยากลำบากในการค้นหาไฟล์ที่ต้องการในภายหลัง

8) ละเลยความปลอดภัยของเอกสาร

ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อปกป้องเอกสารที่สแกน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมการสแกนปลอดภัย และไฟล์ที่สแกนถูกจัดเก็บในรูปแบบเข้ารหัสหรือระบบป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

9) ขาดการควบคุมคุณภาพ

สร้างกระบวนการควบคุมคุณภาพเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่สแกน มอบหมายให้บุคลากรดำเนินการตรวจสอบคุณภาพและแก้ไขข้อผิดพลาดในการสแกนหรือความไม่สอดคล้องในทันที

10) ความล้มเหลวในการสำรองข้อมูลหรือจัดเก็บข้อมูลสำรองอย่างไม่ถูกต้อง

สำรองเอกสารที่สแกนเป็นประจำเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสำรองข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัย ทั้งในรูปแบบจริงหรือดิจิทัล เพื่อป้องกันการลบโดยไม่ตั้งใจ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ หรือความเสี่ยงอื่น ๆ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : แปลงไฟล์ JPG เป็น PDF ง่าย ๆ ใช้เวลาแค่ 1 นาที

ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

จะดีกว่าไหมถ้ามีผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสาร เข้ามาดำเนินงานสแกนเอกสารให้คุณ โดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลาสแกนเอกสารผิดพลาด สนใจบริการสแกนเอกสาร เรายินดีให้คำปรึกษา พร้อมทั้งให้บริการสแกนเอกสาร และบริการบันทึกข้อมูล รวมไปถึงบริการระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยระบบที่สามารถปรับให้เข้ากับการทำงานในองค์กรของคุณ

The post ข้อหลีกเลี่ยงในการสแกนเอกสารทางธุรกิจ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น appeared first on Sbuyscan.

เครื่องสแกนเนอร์สามารถทำให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ ง่ายขึ้น เพราะการเก็บข้อมูลแบบดิจิตอลจะช่วยลดความเสี่ยงของการสูญหายจากการที่จัดเก็บเอกสารอยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ เครื่องสแกนเนอร์จะช่วยอำนวยความสะดวกให้สามารถรับส่งไฟล์ถึงกันได้อย่างรวดเร็ว

นับได้ว่าเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์จะมีขนาดตั้งแต่เล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ โดยหน้าที่ของเครื่องสแกนเนอร์ คือ การแปลงข้อมูลที่ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกสาร หรือภาพถ่ายในรูปแบบดิจิตอล

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

ประเภทของเครื่องสแกนเนอร์

เครื่องสแกนเนอร์ในปัจุบัน ได้มีการพัฒนาให้มีการนำเข้าข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อตอบสนองต่อการใช้งานของผู้ใช้งานมากยิ่งขึ้น และระยะหลังมานี้โทรศัพท์มือถือก็สามารถนำมาสแกนเอกสารได้ โดยการใช้งานผ่านแอพพลิเคชั่นบนมือถือ ช่วยให้การทำงานสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เรียกได้ว่าเป็นทางเลือกที่ดีเราชาวออฟฟิศเลย โดยเครื่องสแกนเนอร์ แบ่งได้ 3 ประเภท ดังนี้

1. แบบเลื่อนกระดาษ

เครื่องสแกนเนอร์แบบเลื่อนกระดาษ จะมีลักษณะการทำงานโดยเครื่องจะทำหน้าที่รับกระดาษเข้ามา แล้วฟีดหน้ากระดาษทีละแผ่นเข้าผ่านเครื่องสแกน เครื่องสแกนเนอร์ประเภทนี้จะสามารถอ่านภาพที่เป็นแผ่นกระดาษได้เท่านั้น ไม่สามารถอ่านภาพจากสมุด หรือหนังสือได้

2. แบบแท่นนอน

เครื่องสแกนเนอร์แบบแท่นนอน ลักษณะการทำงานจะคล้าย ๆ กับเครื่องถ่ายเอกสาร เพียงแค่วางหนังสือหรือภาพไว้บนแผ่นกระจกใส เมื่อทำการสแกนหัวสแกนก็จะเริ่มทำงานจากปลายด้านหนึ่งไปถึงอีกด้านหนึ่ง เครื่องสแกนเนอร์แบบแท่นแนวนอนนี้สามารถวางหนังสือและทำการสแกนได้ แต่การทำงานต้องใช้การสะท้อนแสงผ่านกระจกหลายแผ่น จึงทำให้ภาพมีคุณภาพไม่ดีเท่าไหร่ เมื่อเทียบกับแบบแรก

3. แบบมือถือ

เครื่องสแกนเนอร์แบบมือถือ การใช้งานต้องเลื่อนหัวสแกนเนอร์ไปบนหนังสือหรือรูปภาพเอง เพราะมีขนาดเล็ก ราคาไม่แพงมาก เหมาะสำหรับเก็บภาพขนาดเล็ก ที่ไม่ต้องการความละเอียดมาก มีข้อจำกัดว่า ภาพที่ดะมีคุณภาพแค่ไหน ขึ้นอยู่กับการเคลื่อนหัวสแกนเนอร์ของผู้ใช้งาน

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : แนะนำการเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์ให้เหมาะสมกับงาน

สิ่งจำเป็นที่ต้องรู้ ก่อนการเลือกซื้อเครื่องสแกนเนอร์

• ดูค่าความเร็วในการสแกน เพื่อการทำงานที่รวดเร็ว

สำนักงานที่มีเอกสารเยอะ ๆ ที่ต้องสแกนเก็บไว้ในฐานข้อมูล ซึ่งเอกสารเยอะก็ยิ่งต้องสแกนให้รวดเร็วเพื่อจะได้มีเวลาเหลือในการทำงานอื่น ซึ่งถ้าอยากได้เครื่องสแกนเนอร์ที่ทำงานรวดเร็ว วิธีที่ง่ายที่สุดก็คือ ดูค่าความเร็วในการสแกนเอกสาร ที่แต่ละรุ่นแต่ละยี่ห้อจะบอกไว้ว่าใช้เวลาสแกนกี่แผ่นต่อนาที เครื่องสแกนเนอร์ที่สแกนไวที่สุดนั้นจะมีความเร็วในการสแกนอยู่ที่ 160 หน้าต่อนาที เป็นการทำงานแบบป้อนกระดาษอัตโนมัติ และยังสามารถหน้าหลังพร้อมกันได้อีกด้วย

• ภาพคมชัด สังเกตุที่ความคมชัด และความละเอียดของสี

งานที่จำเป็นต้องสแกนเอกสารจำพวกภาพถ่าย ภาพร่าง หรือภาพวาด เพื่อนำไปสั่งพิมพ์ภาพต่อ หรือเพื่อใช้ในงานกราฟิก จำเป็นที่ต้องมองหาเครื่องสแกนเนอร์ที่มีความละเอียดสูง เพราะในการสแกนภาพของเครื่องสแกนเนอร์แต่ละรุ่น แต่ละยี่ห้อนั้นไม่เท่ากัน ซึ่งแต่ละรุ่นจะระบุค่าความละเอียดไว้เป็นค่า DPI อย่าง 600 DPI ยิ่งค่าตัวเลข DPI สูงมาก ก็หมายถึงความละเอียดของภาพจะสูงตาม ซึ่งถ้าหากต้องการสแกนภาพที่ต้องการความคมชัดมาก ๆ แล้ว ควรจะมีค่า DPI อย่างน้อย 300 DPI ไปจนถึง 600 DPI ถึงจะได้ความคมชัด พิมพ์งานได้สีสวย

• ดูฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย ใคร ๆ ก็สามารถใช้งานได้

เครื่องสแกนเนอร์แต่ละรุ่น แต่ละยี่ห้อนั้นมีฟังก์ชั่นเยอะแยะมากมาย ถ้าเราต้องการเครื่องสแกนเนอร์ที่ไม่ Advance มาก แต่ใช้งานง่าย ไม่ยุงยาก ให้เลือกเครื่องสแกนเนอร์ด้วยฟังก์ชั่นพื้นฐาน อย่างเช่นช่องใส่กระดาษที่บางรุ่นนั้นสามารถป้อนกระดาษได้หลากหลายขนาด ตั้งแต่ขนาดเท่านามบัตร ไปจนถึงขนาด A4 เลยทีเดียว แถมเครื่องสแกนเนอร์บางรุ่นยังสามารถจัดหน้ากระดาษที่สแกนให้ตรงโดยอัติโนมัติเลยด้วย ได้งานสแกนที่มีคุณภาพ โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลามานั่งทำเองให้ยุ่งยากอีกต่อไป

• ขี้เกียจพิมพ์งานเอง สแกนเนอร์บางรุ่นช่วยได้

เครื่องสแกนเนอร์บางรุ่น บางยี่ห้อ มีฟังก์ชั่นที่ช่วยให้เราไม่ต้อมพิมพ์งานเอง ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์อย่างมาก มีอยู่ในเครื่องสแกนเนอร์อย่าง Brother เนื่องจากเครื่องสแกนเนอร์ของ Brother บางรุ่นจะมาพร้อมกับโปรแกรมแปลงตัวอักษรในไฟล์ PDF ที่ชื่อว่า ABBYY มาให้ โดยปกติแล้วโปรแกรมนี้มีค่า License ชุดเต็มเวอร์ชั่นราคาถึงหลักหมื่นบาท แต่ถ้าเรามองหาเครื่องสแกนเนอร์ที่มีฟังก์ชั่นนี้มากับเครื่องแล้วละก็คุณก็จะสามารถใช้งานได้ฟรี ๆ โดยไม่ต้องเสียเงินเพิ่ม ต่อให้มีข้อความเยอะแค่ไหน ไม่ว่าจะภาษาอะไรก็สามารถแปลงเป็น Text ในโปรแกรม Microsoft Word ได้ ไม่ต้องเสีเวลาพิมพ์ให้เมื่อยมือ

• ตัวช่วยความสะดวกสบาย

นอกจากเครื่องสแกนเนอร์ที่มีฟังก์ชั่นที่ช่วยสแกนงานได้แล้ว ยังมีเครื่องสแกนเนอร์อีดหลายรุ่น หลายยี่ห้อที่มีฟังก์ชั่นที่ช่วยให้เราใช้งานเครื่องสแกนเนอร์ได้สะดวกสบายยิ่งขึ้น เช่น สแกนเอกสารได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่อพ่วง เพราะว่าฟังก์ชั่นการเชื่อมต่อ Wifi ในตัว ทำให้เมื่อสแกนแล้วไฟลืทั้งหมดจะถูกส่งอีเมลไปจัดเก็บบน Cloud เช่น Google Drive, iCloud, Dropbox, OneDrive หรือส่งเข้าฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อไว้ โดยไม่ต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้เสียเวลา เหมาะมากสำหรับออฟฟิศหรือสำนักงานที่มีคนใช้เครื่องสแกนเนอร์จำนวนมาก

รีวิวเครื่องสแกนเนอร์ ยี่ห้อไหนดี ยี่ห้อไหนคุ้มค่า

หากคุณกำลังมองหาเครื่องสแกนเนอร์ที่คุ้มค่าต่อการใช้งาน และสำหรับนำมาใช้ในองค์กรของคุณ แต่ยังไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะเลือกซื้อเครื่องสแกนเนอร์รุ่นไหน แบบไหน วันนี้เรานำเครื่องสแกนเนอร์จำนวน 5 รุ่นมาแนะนำให้คุณได้เลือกตัดสินใจ รุ่นไหน แบบไหนเหมาะกับงานของคุณไปดูกันเลยค่ะ

1. BROTHER ADS-3600W

เป็นเครื่องสแกนเนอร์อีกหนึ่งรุ่น ที่ตอบโทย์การใช้งานได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการสแกนเอกสาร ด้วยความละเอียดระดับ 300 dpi, 600 dpi ไปจนถึงระดับความละเอียด 1,200 dpi สแกนเอกสารได้หลายขนาดอย่างนามบัตรก็สามารถสแกนได้ ด้วยความละเอียดที่จัดได้ว่าอยู่ในระดับสูง โดยการเชื่อมต่อแบบไร้สายผ่านทาง Driver คุณภาพสูง ซึ่งช่วยให้การเชื่อมต่อมีความต่อเนื่อง และส่งออกไฟล์สแกนได้อย่างคมชัด

ข้อดีของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• สแกนเอกสารต่อเนื่องได้สูงสุดถึง 50 แผ่นต่อนาที
• ใช้งานพอร์ตเชื่อมต่อแบบ USB 3.0
• ตั้งค่าปุ่มลัดในการใช้งานได้มากสุดถึง 48 ปุ่ม

ข้อเสียของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• ขนาดความจุของถาดบรรจุกระดาษค่อนข้างต่ำ

2. FUJITSU Fi-7160

เครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้มีผู้ใช้งานอยู่จำนวนมากในปี 2021 จากการออกแบบมาให้ตอบโจทย์การใช้งานระดับพื้นฐานได้อย่างดีในหลายสถานการณ์ โดยเฉพาะการสแกนเอกสารซึ่งเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญในการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร โดยเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้สามารถสแกนเอกสารได้สูงสุดต่อเนื่อง 50 แผ่นต่อนาที ขนาดความจุของถาดป้อนกระดาษสามารถบรรจุได้ถึง 80 แผ่น ความละเอียดในการสแกนระดับมาตรฐานอยู่ที่ 600 dpi

ข้อดีของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• น้ำหนักเบาเคลื่อนย้ายการจัดวางได้สะดวก
• ใช้งานพอร์ตเชื่อมต่อแบบ USB เวอร์ชัน 3.0
• ขนาดความจุของถาดป้อนกระดาษค่อนข้างสูง

ข้อเสียของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

ดีไซต์การออกแบบที่เรียบง่าย ทำให้เมื่อนำไปวางในสำนักงานอาจดูไม่ค่อยสวย

3. BROTHER ADS-2200

สำหรับเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้เป็นรุ่นระดับมาตรฐาน ออกแบบมาให้สแกนเอกสารเป็นไฟล์ได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบ PDF ไฟล์เอกสารทั่วไป รูปภาพ หรือการสแกนเป็นไฟล์เพื่อส่งออกไปยังทางอีเมล  โดยที่ด้านในของการสแกนเอกสารนั้น ตัวเครื่องถูกออกแบบมาพร้อมถาดบรรจุกระดาษที่รองรับกระดาษสูงสุดได้ 50 แผ่น และประสิทธิภาพการสแกนอย่างต่อเนื่องที่ทำได้อยู่ที่ 35 แผ่นต่อนาที มีระบบปฏิบัติการที่รองรับทั้ง Windows ไปจนถึง MacOS เรียกได้ว่าครอบคลุมทุกการใช้งานเลยค่ะ

ข้อดีของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• ใช้งานได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ PC และ Labtop ทุกระบบปฏิบัติการ
• รองรับการสแกนเอกสารได้หลากหลายประเภท
• ส่งออกเอกสารออกมาได้หลากหลายรูปแบบ

ข้อเสียของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• ใช้งานพอร์ตเชื่อมต่อแบบ USB เวอร์ชัน 2.0

4. BROTHER DS-640

เครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ เป็นรุ่นที่มีขนาดเล็กและมีน้ำหนักเบา ยี่ห้อ Brother ที่เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปมากกว่าการใช้งานหนัก ๆ ถูกออกแบบมาให้แสกนเอกสารได้ 15 แผ่นต่อนาที ได้ทั้งเอกสารประเภทสีและขาว-ดำ จุดเด่นของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ คือ ขนาดเล็กกะทัดรัด และมีน้ำหนักเพียง 466 กรัม ทำให้การเคลื่อนย้าย การจัดวางนั้นทำได้สะดวกและรวดเร็ว ลดพื้นที่ในการจัดวางได้มากขึ้นค่ะ

ข้อดีของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• ใช้งานได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ PC และแล็ปท็อปทุกระบบปฏิบัติการ
• น้ำหนักเบาเคลื่อนย้ายการจัดวางได้สะดวก
• ใช้งานพอร์ตเชื่อมต่อแบบ USB เวอร์ชัน 3.0

ข้อเสียของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• สแกนเอกสารต่อเนื่องได้สูงสุดเพียง 15 แผ่นต่อนาที

5. EPSON Perfection V39/B11B232501

เครื่องสแกนเนอร์ที่แนะนำรุ่นสุดท้ายนี้ จัดเป็นรุ่นที่มีการออกแบบดีไซต์อย่างทันสมัย ที่ยังคงมีความเล็กกะทัดรัด และสวยงาม ตัวเครื่องมีความบางเพียง 39 มิลลิเมตร และมีน้ำหนักโดยรวมที่มีอยู่เพียง 1.5 กิโลกรัม ทำให้ตัวเครื่องใช้พื้นที่ในการจัดวางน้อย รวมไปถึงการเคลื่อนย้ายการจัดวางได้อย่างง่ายดายไปในเวลาเดียวกัน ซึ่งประสิทธิภาพการใช้งานสแกนนั้นอยู่ที่ 50 แผ่นต่อนาที ค่าความละเอียดเริ่มต้นที่ 300 dpi ไปจนถึงสูงสุดที่ 1,200 dpi ที่สำคัญยังประหยัดพลังงานได้อย่างยอดเยี่ยม จึงทำให้เครื่องสแกนเนอรืรุ่นนี้เป็นรุ่นที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการใช้งานได้เป็นอย่างดีค่ะ

ข้อดีของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• สแกนเอกสารได้หลากหลายความละเอียดเริ่มตั้งแต่ 300 dpi ไปจนถึงสูงสุดที่ประมาณ 1,200 dpi
• ขนาดเล็กกะทัดรัดและน้ำหนักเบาใช้พื้นที่การจัดวางไม่มากนัก
• ใช้กำลังไฟฟ้าในการเปิดใช้งานไม่สูงมากนัก

ข้อเสียของเครื่องสแกนเนอร์รุ่นนี้ :

• ไม่เหมาะสำหรับการใช้งานต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

นอกจากนี้ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยมากขึ้น ระยะหลังมานี้เราสามารถสั่งสแกนผ่านแอพพลิเคชั่นบนมือถือได้ด้วย ช่วยให้เราสะดวกสบายมากขึ้น ทำงานง่ายขึ้นไปอีก จัดว่าเป็นทางเลือกที่ดีของชาวออฟฟิศ

เอกสารมากมายมหาศาลไม่รู้จะจัดการยังไง ให้มืออาชีพอย่างเราจัดการให้ สะดวก คุ้มค่า ลดเวลาการทำงาน ราคาประหยัด สนใจบริการสแกนเอกสาร และบริการบันทึกข้อมูลติดต่อ 02-551-2097 กด 601 ยินดีให้คำปรึกษาเรื่องจัดการปัญหาของเอกสาร

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : แนะนำ 5 App สแกนเอกสารบนมือถือใช้งานง่าย ชัดทุกตัวอักษร

The post รีวิวเครื่องสแกนเนอร์ ยี่ห้อไหนดี ยี่ห้อไหนคุ้มค่า appeared first on Sbuyscan.

การเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์สำหรับสำนักงานของคุณนั้น นับเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่คุณต้องให้ความสำคัญ ทั้งนี้ก็เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณได้รับประโยชน์สูงสุด จากความสามารถของเครื่องสแกนเนอร์นั่นเอง

แม้ว่าในทุกวันนี้ หลาย ๆ องค์กรอาจมองว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น แต่ด้วยค่าใช้จ่ายที่ไม่มากนัก คุณเองก็สามารถที่จะจัดเตรียมเครื่องไม้เครื่องมือทั้งหมด ที่จำเป็นต้องใช้ทำสำเนาดิจิตอล รวมทั้งกำจัดเอกสารที่กระดาษได้แล้ววันนี้

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

นั่นก็เป็นเพราะว่าอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้สแกนนั้นล้ำหน้ากว่าที่เคยเป็นมา ถ้าให้ลองหลับตาแล้วนึกถึงภาพของเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะ ผู้คนส่วนใหญ่ก็อาจนึกถึงภาพของอุปกรณ์แบบแท่นที่เรียบง่าย ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจเหมาะกับทีมเล็ก ๆ หรือพนักงานที่ทำงานเพียงคนเดียว ที่ต้องการสแกนเอกสารแบบนาน ๆ ครั้ง แต่ใน

วันนี้คุณมีตัวเลือกที่มากขึ้นสำหรับุรกิจ SMB ด้วยระบบป้อนเอกสารความเร็วสูง และซอฟต์แวร์ระดับองค์กร ที่จะช่วยให้ขั้นตอนการจับภาพ การทำดัชนี และการจัดเก็บเอกสารแบบถาวรทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งถ้ามองในแง่ของการประหยัดเวลา และศักยภาพในการเพิ่มผลผลิตแล้ว สแกนเนอร์ระดับ Business Class ก็อาจเป็นหนึ่งในการลงทุนที่ฉลาดและคุ้มค่าที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

ประโยชน์ของการแปลงเอกสารกระดาษ ไปเป็นไฟล์ดิจิตอล

โดยถ้าหากเราต้องการที่จะเริ่มต้นสแกนเอกสารด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นส่วนบุคคล หรือเป็นหน่วยงานองค์กรต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนก็ตาม สิ่งที่ต้องเตรียมเลยคือเครื่องสแกนเนอร์ที่เหมาะสมกับงานของคุณ สำหรับสแกนเอกสาร ควรเลือกเครื่องสแกนเนอร์ที่มีความเร็วในการสแกนเอกสารสูง หรือหากมีความจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน หรือซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ก็ควรเลือกให้ตรงรุ่นและตรงกับความต้องการ โดยสามารถเปรียบเทียบราคา และตรวจสอบราคาได้ตามเว็บไซต์ หรือสามารถสั่งตรงมาที่เราได้เลย

หลายท่านอาจสั่งซื้อมาเป็นเซ็ตที่มีความสามารถแบบ All-in-One คือมีฟังก์ชันถ่ายเอกสาร สแกนเอกสาร การส่งแฟ็กซ์ รวมถึงฟังก์ชันพิมพ์งานได้อีกด้วย โดยหลังจากซื้อเครื่องสแกนเนอร์มาแล้ว เราจะต้องต่อเครื่องสแกนเนอร์เข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้สำหรับการ Monitor หรือบริหารจัดการด้านเอกสารโดยตรง และทำการติดตั้งโปรแกรม พร้อมทั้งศึกษา

วิธีการใช้งานจากผู้ขายให้ถูกต้องและครบถ้วน ซึ่งโดยปกติแล้วเครื่องสแกนเนอร์จะสามารถเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราได้ ที่นิยมใช้สาย USB ซึ่งส่วนใหญ่จะมีมาให้อยู่แล้วในกล่อง ส่วนการติดตั้งโปรแกรมมักไม่มีอะไรซับซ้อน เพราะจะมีคู่มือสอนการใช้งานและการติดตั้งมาด้วยทุกครั้งอยู่แล้ว

ซอฟต์แวร์และโปรแกรมสำหรับเครื่องสแกนเนอร์

สำหรับการเชื่อมโยงไฟล์ให้สามารถเข้ากันกับเอกสารที่สแกนได้ ซึ่งถือเป็นสิ่งจำเป็นโดยโปรแกรมส่วนใหญ่จะมีติดมากับเครื่องอยู่แล้ว หรือถ้าหากไม่มีเราสามารถทำการดาวน์โหลดลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้หากคุณตั้งใจว่าจะใช้เครื่องสแกนเนอร์ทำอะไรที่ซับซ้อนกว่า คุณก็จะต้องมีโปรแกรมที่รองรับสำหรับเครื่องสแกนเนอร์ โดยโปรแกรมต่าง ๆ ที่เชื่อมโยงกับการสแกน อย่างเช่น Adobe Acrobat เป็นต้น

ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งเนื้อหาของเอกสารที่สแกนออกมาเป็นไฟล์ดิจิตอลที่สามารถอ่านได้หลาย ๆ หน้า หรือต้องการรวมหน้าใดหน้าหนึ่ง คัดลอก ตัดออก ก็สามารถทำได้โดยโปรแกรมอย่าง Adobe Photoshop หรือ Illustrator ซึ่งจำเป็นต้องใช้งานได้อยู่แล้ว

ดังนั้นเราจะต้องระมัดระวังในการสแกนด้วย นอกจากนี้ควรป้องกันวัสดุที่มีแสงสะท้อนมากเป็นพิเศษ หรือกระดาษที่มีลวดเย็บกระดาษเย็บติดกันไว้ จะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อป้องกันวัตถุเหล่านี้เข้าไปติดในเครื่องสแกนเนอร์ ซึ่งจะทำให้การใช้งานของเครื่องสแกนเนอร์นั้นเสื่อมลง

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : จากตู้เก็บเอกสาร สู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารยุค 4.0

สรุป

เครื่องสแกนเนอร์ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่มีการซื้อแบบครั้งเดียวจบ เช่นเดียวกับเครื่องปริ้นเตอร์เลเซอร์ หรือเครื่องถ่ายเอกสาร เพราะเครื่องสแกนเนอร์และอุปกรณ์ที่กล่าวมานั้น ต่างก็มีส่วนประกอบสำคัญที่มีอายุการใช้งานที่จำกัด ดังนั้นเรื่องการดูแลรักษาเครื่องสแกนเนอร์นั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก เพื่อที่จะยืดอายุการใช้งานของเครื่องสแกนเนอร์ให้ได้นานที่สุด

The post รีวิวเครื่องสแกนเนอร์ให้เหมาะสมกับงาน appeared first on Sbuyscan.

วิธีสแกนและเซ็นเอกสารบนไอโฟน หรือไอแพด ด้วยแอพโน้ต คุณเคยใช้แอปโน้ตมั้ย คุณสามารถใช้แอปโน้ตในการสแกนเอกสาร และเพิ่มเซ็นเอกสารด้วยลายมือตนเองบน iPhone, iPad และ iPod touch ได้ด้วย ซึ่งเป็นการเซ็นเอกสาร แทนการเซ็นด้วยปากกาลงกระดาษจริง ลองดูวิธีการกัน

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

วิธีการสแกนเอกสารในแอพโน้ต (Note)

สำหรับวิธีการนี้ไม่ต้องโหลดแอปพลิเคชั่นเพิ่มเติม สามารถทำได้จากแอปโน้ตได้เลย ช่วยให้การสแกนและเซ็นเอกสารทำได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

1) เริ่มจากเปิดแอพโน้ตใน iPhone ซึ่งมีอยู่ใน iPhone ทุกเครื่องอยู่แล้ว ซึ่งแอพโน้ตมีมาให้ในเครื่องอยู่แล้ว ไม่ต้องดาวน์โหลด สามารถหาได้จากหน้าจอโฮมได้เลยค่ะ

2) เมื่อเข้ามาแอพโน้ตแล้ว แตะไอคอนเขียนโน๊ตมุมล่างขวา ที่เป็นรูปปากกา

3) แตะเลือกไอคอนคลิปหนีบกระดาษ

4) เลือกเมนู สแกนเอกสาร

5) จากนั้นทำการสแกนเอกสาร ที่หน้ากระดาษของคุณ iPhone จะถ่ายภาพกระดาษแล้วแปลงเป็นไฟล์ภาพโดยอัตโนมัติ (หากไม่พอดีสามารถกด Shutter ถ่ายรูปแล้วลากมุมต่าง ๆ เพื่อปรับภาพสแกนให้พอดี จากนั้นแตะเก็บภาพสแกน ) ก็จะได้ภาพดังรูป แตะเสร็จสิ้น เพื่อบันทึกเอกสาร ลงบน iPhone ของคุณ

6) เมื่อกด บันทึก เอกสารที่สแกนจะถูกจัดเก็บไว้ในหน้าโน้ต ตามรูปค่ะ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

สนใจ Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คลิกที่นี้ หรือโทร. 02-551-2097 กด 463

วิธีการเซ็นเอกสารในแอพโน้ต (Note)

1) เปิดแอพโน้ต จากนั้นแตะเอกสารในโน้ต

2) แตะปุ่มแชร์   จากนั้นแตะทำเครื่องหมายที่เป็นไอคอนปากกา  

3) แตะปุ่มเพิ่ม (ปุ่มบวกด้านล่างขวา) แล้วแตะเพิ่มลายเซ็น และเพิ่มลายเซ็นที่บันทึกไว้หรือสร้างลายเซ็นใหม่ จากนั้นคุณสามารถปรับขนาดกล่องลายเซ็นและวางกล่องลายเซ็นได้ทุกที่ที่คุณต้องการบนเอกสาร

4) จากนั้นกดเสร็จสิ้น เมื่อเรียบร้อยแล้วจะแสดงตามรูปค่ะ

หากต้องการเซ็นเอกสารด้วยตนเอง ให้ทำตามขั้นตอนที่ 1-2 จากนั้นเลือกเครื่องมือที่จะใช้ และเซ็นด้วยนิ้วของคุณ

สรุป

วิธีสแกนและเซ็นเอกสารบนไอโฟน สามารถทำได้จากแอปโน้ตได้เลย ช่วยให้การสแกนและเซ็นเอกสารทำได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน คุณก็สามารถทำงานได้อย่างไม่สะดุด ปัจจุบันมีการเซ็นเอกสารออนไลน์กันอย่างแพร่หลาย มันสะดวกมาก ๆ เลยใช่ไหมล่

The post สแกนและเซ็นเอกสารบนไอโฟน สะดวกไม่ต้องโหลดแอพฯ appeared first on Sbuyscan.

การสแกนเอกสารจะต้องมีการสแกนเอกสารหลากหลายรูปแบบ ดังนั้นเครื่องสแกนเอกสารก็จะมีหลากหลายรูปแบบ และมีการทำงานที่แตกต่างกันอย่างแน่นอน เครื่องสแกนเอกสารมีหลักการทำงานคือการอ่านภาพ หรือตัวอักษร ที่ทำการเครื่องสแกนเอกสารจะทำการอ่านภาพโดยอาศัยแสงสะท้อนกับภาพต้นฉบับที่มีความทึบแสง และภาพจากการสแกนเอกสารจะอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่จะแสดงผลผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์

เครื่องสแกนเนอร์ที่เราคุ้นเคยกันดีและเห็นได้บ่อยคือเครื่องสแกนเนอร์มือถือ (Hand -Held Scanner) เป็นเครื่องสแกนที่มีขนาดเล็กพอดีมือ มีขนาดเล็กราคาไม่แพงมาก สามารถเก็บหรืออ่านข้อมูลภาพขนาดเล็กๆ ได้ แต่อาจไม่ได้มีความละเอียดมากนัก เช่น บาร์โค๊ด โลโก้ ลายเซ็น เป็นต้น

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : เทคโนโลยีการสแกนเอกสาร

ที่บอกว่าพบเห็นได้ง่ายก็เพราะว่าเพียงแค่ในปัจจุบันเราเดินเข้าร้านสะดวกซื้อก็จะเห็นว่าร้านสะดวกซื้อมักนำมาใช้งานที่หน้าเคาน์เตอร์คิดเงินนั่นเอง และเช่นเดียวกันกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Print) ที่ทุกคนคุ้นชินก่อนเข้า-ออกงานก็จะต้องสแกนกันอยู่เป็นประจำเป็นเครื่องมือที่ประยุกต์ใช้ได้ยอดเยี่ยม สามารถใช้ในการพิสูจน์ตัวตนเพื่อบ่งบอกว่าเป็นลายนิ้วมือของใคร สามารถยืนยันลักษณะตัวตนของบุคคลผู้นั้นได้ เรียกว่าเป็นอุปกรณ์ที่นำเอาเทคโนโลยีชีวภาพมาทำให้เกิดการทำงานที่ง่ายและสะดวกมากขึ้น

นิยมใช้งานกันทั้งในสำนักงานตำรวจ และสำนักงานทั่วไปที่ใช้สำหรับลงเวลาเข้า-ออกของพนักงานนั่นเอง แล้วก็ปฏิเสธไม่ได้จริงๆ ว่าเทคโนโลยีเข้าใกล้ตัวเรามากขึ้นทุกวัน บางคนอาจไม่เคยคิดด้วยซ้ำว่าการสแกนลายนิ้วมือจะเข้ามาอยู่ในโทรศัพท์มือถือที่เราใช้งานกันเป็นประจำทุกวัน เพื่อความเป็นส่วนตัว และป้องกันการสูญหายของมือถือ ยิ่งล้ำเข้าไปอีกเมื่อมีการสแกนลายนิ้วมือแล้วก็ต้องมีการสแกนม่านตา การสแกนม่านตาก็เป็นเทคโนโลยีที่ใช้สำหรับการยืนยันตัวตนของบุคคลผู้นั้นได้เช่นกัน

แต่เครื่องสแกนเนอร์แบบดึงกระดาษนี้จะไม่สามารถสแกนเอกสารที่เป็นหนังสือหรือรูปเล่มได้ หากต้องการสแกนเอกสารที่เป็นหนังสือหรือรูปเล่มอาจจะต้องตัดสันหนังสือออก เพื่อป้อนเอกสารเข้าเครื่องสแกนเนอร์ได้ หากต้องการสแกนเอกสารในรูปเล่มอาจทำให้เสียเวลาในการตัดสันหนังสือและเกิดความไม่สะดวกได้ คุณภาพจากการใข้เครื่อวสแกนเนอร์ดึงกระดาษนี้อยู่ในระดับปานกลางไม่ได้มีความคมชัดมาก แต่ก็ไม่ถึงกับไม่ชัดเอาเสียเลย

ต่อมาเป็นเครื่องสแกนเนอร์ดึงกระดาษ (Sheet-Feed Scanner) เจ้าเครื่องนี้ถือว่าใช้งานง่ายและสะดวกไม่ต้องมานั่งป้อนกระดาษใส่เครื่องทีละแผ่นให้วุ่นวายเสียเวลา เพียงแค่วางกระดาษลงไปเครื่องก็จะดึงเอกสารเข้าเครื่องสแกนเองอัตโนมัติทีละแผ่น โดยมีตัวเครื่องมีลักษณะเป็นแท่นราบคล้ายกระเป๋าถือขนาดเล็ก มีการทำงานคล้ายกับเครื่องพิมพ์ หรือเครื่องโทรสาร

และเครื่องสแกนเนอร์อีกหนึ่งตัวที่เป็นแท่นเรียบเหมือนกัน (Flatbed Scanner) เครื่องสแกนที่จะมีกระจกใสเหมือนเครื่องถ่ายเอกสารที่มีเอาไว้สำหรับวางเอกสารที่ต้องการสแกนมีราคาสูงขึ้นมาหน่อยแต่เรื่องความละเอียดของเอกสารที่ทำการสแกนออกมาถือว่าดีมากเลยทีเดียว

ทีนี้หลาย ๆ คนคงจะสงสัยว่าถ้าหากต้องการสแกนวัตถุต่างๆ ละที่ไม่ใช่กระดาษเอกสารจะสามารถทำได้ไหม ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี 4.0 ในยุคสมัยนี้จึงได้มีการพัฒนาสแกนเนอร์ 3 มิติ (3D Scanner) สแกนเนอร์ 3 มิติเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บภาพหรือรายละเอียดของวัตถุ

การสแกนเนอร์เลเซอร์ 3 มิติ ทำงานโดยเครื่องจะยิงเลเซอร์ออกจากเครื่อง และรอเลเซอร์สะท้อนจากวัตถุกลับเข้าไปในเครื่องสแกนเนอร์ และทำการวัดระยะเวลาในการเดินทางของเลเซอร์ เพื่อคำนวณหาระยะทางของตำแหน่งกล้องเทียบกับวัตถุ จากสมการของความเร็ว ในลักษณะของไลดาร์ (LIDAR, Laser Detection and Ranging) โดยทำการสแกน หรือเก็บข้อมูล และจากนั้นจะถูกส่งจากเครื่องสแกนเนอร์เข้าไปสู่คอมพิวเตอร์ในลักษณะจุดใน พิกัด 3 มิติ

ประเภทของเครื่องสแกนเนอร์

เมื่อเครื่องสแกนเนอร์มีหลากหลายรูปแบบแน่นอนว่าภาพที่ได้จากการสแกนเนอร์ออกมานั้นจะต้องมีรูปแบบประเภทของมัน โดยจะมีทั้งหมด 4 ประเภท

1.) ตัวหนังสือ ส่วนใหญ่ตัวหนังสือจะมาจากการสแกนเอกสารที่ต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดเก็บให้มาอยู่ในรูปแบบเอกสารดิจิทัล และสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงได้ โดยการสแกนเอกสารที่เป็นข้อความทุกตัวอักษรจะเป็นไปตามต้นฉบับทั้งหมด

2.) ภาพ Single Bit เป็นภาพที่ใช้ระยะเวลาในการสแกนภาพไม่นานเพราะเป็นภาพที่มีความหยาบ และนำมาใช้ประโยชน์อะไรไม่ค่อยได้มากนัก โดยภาพ Single Bit แบ่งออกได้สองประเภทดังนี้

• Halftone ภาพประเภทนี้จะเป็นโทนสีเทามากกว่า แต่ยังคงจัดอยู่ในภาพที่มีความหยาบ
• Line art ประเภทของภาพนี้จะประกอบไปด้วยสีขาวดำ ตัวอย่างภาพประเภทนี้จะได้แก่ ภาพที่ได้จากการ สเก็ตนั่นเอง

3.) ภาพสี ภาพประเภทนี้จะใช้พื้นที่ในการเก็บข้อมูลมาก ซึ่งจะมีจำนวนบิตที่มากมายเลยทีเดียว โดยความละเอียดของภาพที่สแกนออกมาก็จะขึ้นอยู่กับเครื่องสแกนเนอร์ที่ใช้งานว่ามีความละเอียดมากน้อยขนาดไหน

4.) ภาพ Gray Scale จะเป็นภาพที่ประกอบด้วยเฉดสีเทาเป็นลำดับขั้น บางคนอาจจะคิดว่ามันคือภาพขาวดำแต่ไม่ใช่ โดยภาพ Gray Scale จะทำให้เห็นรายละเอียดของแสงและเงา และมีความคมชัดมากกว่าจะต้องการพื้นที่ในการเก็บข้อมูลมากขึ้น แต่ละพิกเซลจำมีจำนวนบิตทที่มากพอสมควรทำให้ต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลมากขึ้น

สรุป

หน้าที่หลักของเครื่องสแกนเนอร์ คือ การแปลงสัญญาณภาพให้เป็นสัญญาณทางไฟฟ้า โดยการสแกนภาพหรือตัวอักษรที่อยู่ในเอกสารเสร็จแล้ว บันทึกเป็นข้อมูลทางดิจิตอลลงในสื่อบันทึกของเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่าง ๆ ได้

The post ประเภทของเครื่องสแกนเอกสาร เลือกใช้ยังไงให้เหมาะกับงาน? appeared first on Sbuyscan.