ระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI อัตโนมัติ ลดงานคีย์ เพิ่มความแม่นยำ
ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล และระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI อัตโนมัติ
เพื่อเพิ่มความแม่นยำ และลดขั้นตอนการทำงาน ซึ่งช่วยวิเคราะห์ข้อมูล เปลี่ยนชื่อไฟล์ กรอกข้อมูลสำคัญ และจัดเก็บอัตโนมัติ ลดงานคีย์ข้อมูล พร้อมแสดงเปอร์เซ็นต์ความถูกต้องก่อนนำเข้าระบบจริง
ระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI ช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้รวดเร็วขึ้น ตั้งแต่การวิเคราะห์เนื้อหา เปลี่ยนชื่อไฟล์ กรอกข้อมูลสำคัญ ไปจนถึงการจัดเก็บเข้าโฟลเดอร์อัตโนมัติ โดยระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI จะช่วยลดภาระงานคีย์ข้อมูลแบบเดิม พร้อมแสดงเปอร์เซ็นต์ความถูกต้องเพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบก่อนนำเข้าระบบจริง
ระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI ช่วยให้งานเอกสารง่ายขึ้นได้อย่างไร
ระบบ ai ตรวจสอบข้อมูล ออกแบบมาเพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยใช้ AI วิเคราะห์ข้อมูล จากเนื้อหาในเอกสารเพื่อช่วยตั้งชื่อไฟล์ กรอก Metadata และแยกจัดเก็บไฟล์อย่างเป็นระบบ
ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่มาจากการสแกนหรือการอัปโหลด สามารถใช้ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล เพื่อประเมินเปอร์เซ็นความถูกต้องของข้อมูล และเราสามารถตรวจสอบอีกครั้งก่อนนำเอกสารเข้าสู่ระบบจริง ช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เปลี่ยนชื่อไฟล์อัตโนมัติ
ระบบ ai ตรวจสอบข้อมูล วิเคราะห์เนื้อหาและตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับข้อมูลในเอกสาร ช่วยให้ค้นหาและจัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น
กรอกข้อมูลสำคัญให้อัตโนมัติ
ระบบ ai จะดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสาร เช่น ชื่อเอกสาร วันที่ เลขที่เอกสาร หรือข้อมูลอ้างอิงต่าง ๆ เพื่อลดภาระการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง
จัดเก็บเข้าโฟลเดอร์อัตโนมัติ
เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลเสร็จ ระบบจะจัดเก็บเอกสารเข้าหมวดหมู่หรือโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้อัตโนมัติ
แสดงเปอร์เซ็นต์ความถูกต้องก่อนบันทึกจริง
ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนอนุมัตินำเข้า ระบบ BeeECM ช่วยให้ควบคุมคุณภาพข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น
นำเข้าเอกสารได้ 3 รูปแบบ ด้วยระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI
1. สแกนเก็บที่เครื่องกลาง
เมื่อสแกนเอกสารเข้าเครื่องส่วนกลาง ระบบยังไม่รู้ว่าไฟล์ควรไปที่ไหน จากนั้น AI จะช่วยคัดแยกและวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อจัดหมวดหมู่และส่งต่อเข้าสู่ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ก่อนนำเข้าสู่ รับเอกสารเข้าสู่ระบบ(BeeECM)
2. สแกนเอกสารโดยตรง
สำหรับองค์กรที่มีเครื่องสแกนเอกสารของตัวเองและส่งเข้าระบบได้ทันที โดยไม่ต้องผ่านเครื่องส่วนกลาง จากนั้นระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล จะช่วยวิเคราะห์ คัดกรอง และจัดเตรียมข้อมูล เพื่อให้เราตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ก่อนนำเข้าสู่ระบบจริง
3. อัปโหลดเข้าระบบโดยตรง
ผู้ใช้งานสามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบได้เอง โดยการอัปโหลดไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ได้โยตรง จากนั้นระบบ AI จะช่วยวิเคราะห์ เตรียมข้อมูล และตรวจสอบว่ามั่นใจว่าเอกสารถูกกี่เปอร์เซ็น ก่อนนำเข้าสู่ระบบจริง หรือระบบ BeeECM
AI วิเคราะห์ข้อมูลเอกสารคืออะไร และระบบ AI ตรวจสอบข้อมูลทำงานยังไง
ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล เปลี่ยนชื่อไฟล์ กรอกข้อมูลสำคัญ และจัดเก็บอัตโนมัติ ลดงานคีย์ข้อมูล พร้อมแสดงเปอร์เซ็นต์ความถูกต้องก่อนนำเข้าระบบจริง
หลายองค์กรเริ่มนำ ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล มาใช้เพื่อลดขั้นตอนการจัดการเอกสาร แต่ยังสงสัยว่า AI วิเคราะห์ข้อมูลเอกสารคืออะไร จริง ๆ แล้วระบบจะทำงานโดยอ่านเนื้อหาจากเอกสาร วิเคราะห์ข้อมูลที่สำคัญ และเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านั้นกับโครงสร้างการจัดเก็บขององค์กร ตั้งชื่อเอกสารจากเนื้อหาในเอกสาร เป็นต้น
ส่วนคำถามที่ว่าระบบ AI ตรวจสอบข้อมูลทำงานยังไง ระบบจะตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูล เปรียบเทียบความสอดคล้องของเนื้อหา และคำนวณระดับความมั่นใจออกมาเป็นเปอร์เซ็นต์ เพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบก่อนส่งอนุมัติและจัดเก็บที่ ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM
ยกระดับงานเอกสารด้วย AI วิเคราะห์ข้อมูลเอกสาร
การใช้ AI วิเคราะห์ข้อมูลเอกสาร ช่วยให้องค์กรลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูลได้อย่างชัดเจน เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีเอกสารจำนวนมากและต้องการลดต้นทุนแรงงาน
AI ดึงข้อมูลจากเอกสารได้แม่นยำขึ้น
ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูลสามารถดึงข้อมูลจากเอกสาร เพื่ออ่านข้อมูลสำคัญจากไฟล์โดยอัตโนมัติ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ
โปรแกรมคีย์ข้อมูลอัตโนมัติสำหรับองค์กรยุคใหม่
หากองค์กรต้องการลดภาระงานเอกสาร การใช้ โปรแกรมคีย์ข้อมูลอัตโนมัติ จะช่วยให้ทีมงานทำงานได้เร็วขึ้น พร้อมลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
ระบบนำเข้าเอกสารด้วย AI ช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารได้รวดเร็ว แม่นยำ และเป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่การวิเคราะห์เนื้อหา เปลี่ยนชื่อไฟล์ กรอกข้อมูลสำคัญ ไปจนถึงการจัดเก็บอัตโนมัติ พร้อมให้ตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำเข้าระบบจริง
ตรวจสอบเอกสารด้วย AI ก่อนอนุมัติ ลดความผิดพลาด 100%
หลังจากเอกสารถูกนำเข้าสู่ระบบ ไม่ว่าจะมาจากการสแกนหรืออัปโหลด ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอน ตรวจสอบเอกสารด้วย AI โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกเข้าสู่ระบบมีความถูกต้อง ครบถ้วน และพร้อมใช้งานจริง ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล จะช่วยวิเคราะห์เนื้อหา ตรวจสอบข้อมูลสำคัญ และจัดเตรียมข้อมูลให้เรียบร้อย ก่อนให้ผู้ใช้งานตรวจสอบและอนุมัติอีกครั้ง
ภาพรวมหน้ารายการเอกสาร
หน้ารายการเอกสาร คือหน้าที่รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่ถูกส่งเข้ามาในระบบ และกำลังรอการตรวจสอบก่อนนำไปใช้งานจริง แทนที่ผู้ใช้งานจะต้องเปิดเอกสารทีละไฟล์เพื่อเช็กเอง ระบบจะแสดงข้อมูลสำคัญให้ดูทันทีในหน้าเดียว ทำให้รู้ได้เลยว่าเอกสารไหนสำคัญ เอกสารไหนควรตรวจสอบก่อน และเอกสารไหนพร้อมใช้งานแล้ว
- แสดงสถานะเอกสาร (ด่วน / ปกติ) ระบบจะบอกว่าเอกสารไหนสำคัญ เช่น “ด่วน” หรือ “ปกติ”
- แสดงเปอร์เซ็นต์ความแม่นยำของ AI ซึ่ง ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล จะประเมินว่าอ่านเอกสารถูกต้องแค่ไหน เช่น 95% หรือ 98%
- ค้นหาและจัดการเอกสารได้ง่าย สามารถค้นหาเอกสาร หรือดูรายการทั้งหมดได้ในหน้าเดียว
- เข้าสู่หน้าตรวจสอบได้ในคลิกเดียว กดปุ่มเดียวก็เข้าไปดูรายละเอียดเอกสารได้ทันทีเพื่อตรวจสอบก่อนนำเข้าระบบจริง
หน้าตรวจสอบเอกสารด้วยระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล
เมื่อเราเปิดเอกสารเข้ามาในระบบ จะมีหน้าหนึ่งเรียกว่า “หน้าตรวจสอบเอกสาร” ซึ่งเป็นหน้าที่ AI ช่วยอ่านเอกสารให้เราเรียบร้อยแล้ว และดึงข้อมูลสำคัญออกมาแสดงให้ดูแบบเป็นระเบียบ แทนที่เราจะต้องอ่านเอกสารทั้งหน้าเพื่อกรอกข้อมูล Metadata เอง ระบบจะกรอกข้อมูล และสรุปข้อมูลมาให้ทันที โดยบเรามีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของ Meatadata ก่อนนำเราระบบ BeeECM เช่น ชื่อเอกสาร วันที่ หรือข้อมูลสำคัญอื่น ๆ
ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูลจะทำหน้าที่ “อ่านเอกสารแทนเรา” แล้วดึงข้อมูลสำคัญออกมา เช่น
- ชื่อเอกสาร
- วันที่เอกสาร
- เลขที่เอกสาร
- หน่วยงาน / ผู้เกี่ยวข้อง
- สรุปเนื้อหา
เมื่ออนุมัติและจัดเก็บเอกสารเข้าสู่ ระบบBeeECM
เมื่อผู้ใช้งานตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถกด “อนุมัติและจัดเก็บใน BeeECM” เพื่อส่งเอกสารเข้าสู่ระบบ BeeECM ได้ทันที ระบบจะนำเอกสารไปจัดเก็บโดยอัตโนมัติ ตามโฟลเดอร์ที่ ระบบ AI ตรวจสอบข้อมูล คัดกรองไว้ หรือโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้งานเลือก โดยไม่ต้องดำเนินการเพิ่มเติม
- เอกสารจะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบทันที
- ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ
- พร้อมใช้งานและค้นหาได้ทันที